随着社会法治意识以及风险防范意识的不断提升，用人单位通过对劳动人事相关法律法规的研究和学习，逐渐开始采用制定各种规章制度的方式，来规范用人单位自身的管理，充分调动全体员工的积极性和创造性，激发员工活力，促进用人单位价值的实现。
根据《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定:“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。”故，用人单位可以根据自身生产经营及管理需要制定相关规章制度。但在实践中，部分用人单位制定的规章制度有时也会面临被仲裁机构或人民法院认定为无效的风险。那么用人单位应当如何制定合法有效的规章制度呢？本文将围绕该问题进行探讨分析。
用人单位制定的规章制度内容需合法
用人单位制定规章制度的内容非常广泛，一般以用人单位经营管理的各个方面为核心进行自主制定。其中，劳动者最为关注的应当是直接涉及劳动者切身利益的规章制度，例如薪酬管理制度、考勤管理制度等。
用人单位制定的规章制度内容必须符合国家法律法规、规章以及政策的规定，如有违反，则可能导致该条规章制度无效。如法律对某一权利未作明确规定，仅作出相应限制，给予用人单位相对的自主权，则用人单位可在该限制范围内细化相关规定，但不可打破该限制。
例如《工资支付暂行规定》第十六条规定：“因劳动者本人原因给用人单位造成经济损失的，用人单位可按照劳动合同的约定要求其赔偿经济损失。经济损失的赔偿，可从劳动者本人的工资中扣除。但每月扣除的部分不得超过劳动者当月工资的20%。若扣除后的剩余工资部分低于当地月最低工资标准，则按最低工资标准支付。”若用人单位规章制度规定：“劳动者违反本制度内容给公司造成损失的，公司有权扣除其30%的当月工资作为处罚。”，那么此规章制度该条规定就因违反了法律法规而无效，因为用人单位仅能在法律法规规定的范围内对处罚行为作出约定，不能擅自超出该法律规定的范围。
用人单位制定规章制度的程序需合法
根据《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”
用人单位在制定直接涉及劳动者切身利益的规章制度时，需经历两个民主程序。第一步是讨论程序，即规章制度应当经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见。第二步是协商程序，即用人单位与工会或职工代表平等协商确定规章制度内容。按照惯例，用人单位建立工会的，与工会协商；没有建立工会的，与职工代表协商。另，根据法律规定可知，工会仅参与了民主程序的第二步协商程序，但是职工代表参与了民主程序的全过程。因此，用人单位应当成立职工代表大会以确保规章制度制定程序的合法性。
为避免出现用人单位与工会不能达成一致意见的情形，立法者在众多学说立场中采用了折中的立场，即规章制度制定和修改是劳资双方民主协商基础上的单决制。这样规定既满足了劳动者参与用人单位民主管理的需要，又尊重了用人单位的经营管理自主权。
用人单位制定的规章制度需公示
“没有事先公布的法律就没有刑罚”，同理，用人单位制定的规章制度也一样，需要向劳动者进行公示，让劳动者知晓规章制度的内容。
司法实践中，对规章制度公示方式的审查比较严格，若没有劳动者签字确认的已经收到或知悉规章制度内容等能够直接证明用人单位已经履行规章制度的公示程序的证据，劳动仲裁机构、法院很难认可用人单位已经向劳动者履行了公示义务。
实践中，关于规章制度公示的方式常见的有如下七种：
1、公告栏张贴。一些规模较小的用人单位会采用在用人单位的公告栏上张贴规章制度的方式以供劳动者知晓阅读。
2、电子邮件通知。用人单位将规章制度建成文档等形式通过电子邮件发送给劳动者，并要求劳动者回复确认已经知悉规章制度的内容，并保证遵照执行。采用此种公示方式时劳动者接受规章制度的邮箱地址需要事先经过双方确认，如在《劳动合同》《入职申请书》等文件中明确约定接受规章制度等的邮箱地址。
3、用人单位网站公布。用人单位为了方便劳动者随时查阅用人单位规章制度的内容，会采用在用人单位网站或内部局域网中公示规章制度。
4、规章制度培训。某些用人单位会采用对全体劳动者进行用人单位规章制度培训的公示方法。采取此种公示方式时应由参与培训的劳动者签到，并记录下培训时间、地点、与会劳动者、培训内容等，也可采用拍摄方式记录现场培训情况。
5、规章制度考试。用人单位组织劳动者以考试的方式来加深对规章制度内容的理解。采取此种公示方式时用人单位应保留劳动者参加考试的相关试卷等材料。
6、规章制度传阅。人数不多的某些用人单位会采用传阅的方式公示规章制度的内容。采取此种公示方式时要求劳动者签署规章制度告知确认表等能够证明劳动者知悉规章制度内容的书面文件。
7、员工手册发放。用人单位将涉及劳动者切身利益的规章制度单独汇编，取名《员工手册》，每个劳动者均发放一本，既可单独发放，也可作为《劳动合同》附件发放。采取此种公示方式时应由劳动者本人签字确认领取了《员工手册》。该种方式同时也有利于规范用人单位的管理。
司法实践中，用人单位常常因缺乏规章制度已经向员工公示的证据而导致其主张不被仲裁机构或法院认可。为了避免该风险，用人单位可以对劳动者进行规章制度的培训，留下照片等证据，最后让劳动者签字并领取相应规章制度文件。
用人单位不按民主程序制定规章制度的风险
第一，用人单位依据该规章制度辞退劳动者可能被认定为违法解除，需向劳动者支付二倍经济赔偿金。根据《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条规定：“劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：（二）严重违反用人单位的规章制度的......”。如果用人单位依据未经民主程序制定的规章制度，以劳动者严重违反该制度为由解除劳动合同，很可能被认定为违法解除，应当以经济补偿标准的二倍向劳动者支付赔偿金。
第二，用人单位制定不合法的规章制度的，由劳动行政部门责令改正，予以警告，给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
第三，用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以依据《中华人民共和国劳动合同法》第三十八条提出解除劳动合同，用人单位应当依法支付经济补偿金。并且还会造成用人单位人才的流失，阻碍用人单位自身的发展。
当用人单位依据其制定的规章制度对劳动者进行管理，甚至以该规章制度为依据辞退劳动者，导致法律纠纷时，仲裁机构或法院都会对该规章制度的合法合规性进行审查，审查的方式主要就是内容与程序的合法性，以及是否经过严格的公开程序向劳动者公开。如果在内容或制定程序上产生瑕疵，那么仲裁机构或法院将不会认可该规章制度的合法性，从而导致用人单位败诉，造成损失。
因此，用人单位应当严格按照法律法规规定的内容及程序来制定规章制度，一个合法有效的规章制度会让用人单位管理更加高效，资源得到极大的优化，避免造成不必要的损失，也能进一步提升用人单位的价值以及竞争力。
